Effektiv rekruttering – 7 vigtige trin

Alt er nemmere, når man følger en opskrift. Også rekruttering. Derfor har vi sammensat vores forslag til en opskrift på god rekruttering. Den består af syv forskellige trin, som med fordel kan følges, hvis man vil være sikker på at tiltrække og udvælge den helt rigtige medarbejder til ens virksomhed.

1. Forberedelse, forberedelse, forberedelse
Inden du kan ansætte den perfekte medarbejder med de perfekte kompetencer, den perfekte personlighed og de perfekte alting, er det essentielt, at du som virksomhed får defineret helt præcist, hvad det er, der er brug for. Faglighed, personlighed, erfaring og kommende ansvarsområder er alt sammen noget, der bør være styr på, inden jobopslaget offentliggøres, og rekrutteringen påbegyndes.

2. En velskreven jobannonce
Én af de måske allervigtigste trin i ”opskriften” på rekruttering af medarbejdere. En god jobannonce er i stand til at overbevise dine kommende medarbejdere om, hvorfor de lige netop skal arbejde for dig! Den skal overskueliggøre jobbeskrivelse og -omfang, samtidig med at den kan lave en form for skriftlig forventningsafstemning med den kommende medarbejder. Udover at være klar i blækket omkring jobbeskrivelsen, bør en jobannonce indeholde tydelige krav til, hvad der forventes modtaget fra den ansøgende kandidat. Det kan være virksomheden kun ønsker ansøgninger på engelsk, ansøgninger i videoformat eller noget helt tredje. Derudover er det vigtigt at angive ansøgningsfrist.

3. Udvælgelse af annonceringskanaler til rekruttering
Der findes et hav af annonceringskanaler, hvor virksomheder kan slå deres ledige stillinger op – heriblandt Jobdanmark. Men udover den traditionelle jobportal kan det være en fordel at annoncere stillingen på virksomhedens sociale medier for at nå ud til flere kandidater. 
Valget af sociale kanaler afhænger af, hvilken målgruppe din kandidat er. De mange sociale kanaler har hvert deres segment, og det er en god idé at have dette med i baghovedet, når der skal ”reklameres” for den ledige stilling.

4. Screening af kandidater og indledende samtaler
Bunken med ansøgninger er nu blevet tilpas høj, og det er blevet tid til at tage hul på screeningen af alle kandidaterne. Det gøres, ligesom så meget andet, bedst ved at gå strategisk til værks. Når du skal i gang med screeningen, er det vigtigt, at du vurderer kandidaterne inden for de samme kriterier. Hav evt. et manuskript klar med udvælgelsespunkter, som gør ”grovsorteringen” mere ensartet.
Efter grovsorteringen er næste skridt en mere dybdegående gennemgang af ansøgning og CV. Her vil man med fordel kunne inddele/rangere kandidaterne. Dette vil gøre udvælgelsesmetoden nemmere, når der skal indkaldes til de næste samtaler.

Når du er klar til at holde de indledende samtaler, kan du med fordel også have et fast manuskript klar med spørgsmål og afklaringer, så du er sikret, at ”forhøret” foregår efter de samme betingelser hver gang. Så er du også garanteret at få svar på alle de spørgsmål, som du sidder inde med.

5. Afslag og indkaldelse til sidste samtale
Det er altid en god idé at automatisere de afslag, der skal gives, så alle får den samme professionelle besked. Derudover er det god stil at tilbyde kandidaten en uddybende begrundelse for, hvorfor vedkommende ikke er en del af det endelige felt. 

Overvej evt. at udsende afslag en mandag fremfor en fredag, så ansøgeren ikke skal gå på weekend med en kedelig nyhed. Udover det, er det vigtigt at afslå ansøgerne på en respektfuld måde, så de får fornemmelsen af, at de har med en ordentlig virksomhed at gøre.  
Ligesom afslagene skal håndteres med respekt og professionalisme, skal indbydelserne til sidste samtale også. Det kan være afgørende at få inviteret på en ordentlig måde, da kandidaten potentielt set vil have flere invitationer på sit skrivebord. Derfor er det essentielt, at man som virksomhed fremstår som nogen, man har lyst til at besøge igen og helst gerne vil arbejde for.

6. Sidste samtale
Her er det stadig vigtigt at håndtere hver kandidat ens, stille dem de samme spørgsmål og sikre, at de bliver vurderet på baggrund af det samme. Når der stilles spørgsmål og vurderes, bør det gøres ud fra et fagligt og kompetencebaseret synspunkt. 
Når man holder en sidste samtale, er det vigtigt, at ”samtalemiljøet” er behageligt. Dette afhænger især af virksomhedens repræsentanter. De har til opgave at være både venlige og indbydende, så kandidaten føler sig velkommen og inkluderet i samtalen.

7. Ansættelse og kontrakt
Nu er der ingen tvivl. Sol, måne og stjerner står rigtigt. Den rette kandidat er fundet. Rekrutteringen er næsten fuldendt. Det er nu blevet tid til at aftale ansættelsesforhold, som begge parter gerne skulle være tilfredse med. Her er det som virksomhed vigtigt at huske på, at kandidaten endnu ikke er i hus, så at sige. Der er nemlig ingen aftale, før underskriften er sat. Sørg derfor for at finde frem til en enighed om, hvor meget, hvilke og hvad, der skal stå i kontrakten.